Termene de referință pentru selectarea unei/ unor companii/ societăți furnizoare de certificate valorice (vouchere) pentru rechizite școlare

Asociația pentru Abilitarea Copilului și a Familiei "AVE Copiii" este o organizație neguvernamentală și apolitică care promovează drepturile copilului și care intervine pentru a preveni intrarea copiilor și a familiilor în situații dificile, acționează pentru reabilitarea și reintegrarea familială și socială a copiilor abandonați și a victimelor violenței sau a persoanelor expuse riscului de violență, sprijină familiile și copiii defavorizați, copiii cu dizabilități, din comunitățile de refugiați ucraineni, dar și din comunitățile locale. 

AVE Copiii este partener al Hoffnungszeichen | Sign of Hope e.V. (SoH), o organizație umanitară și de dezvoltare care promovează drepturile omului, oferind asistență umanitară și cooperare pentru dezvoltare în mai multe țări din întreaga lume. Cu finanțare de la Biroul Federal de Externe al Germaniei (GFFO), SoH sprijină persoanele care au nevoie de adăpost, asistență în numerar, sprijin psiho-social și alte activități în Ucraina, Slovacia și Moldova. În cadrul acestui angajament, AVE Copiii urmează să ofere vouchere pentru produse alimentare, igienice și sanitare, și pentru rechizite școlare în Republica Moldova.

AO AVE Copiii este în căutarea unei/unor companii/societăți cu unități comerciale din municipiul Bălți, raioanele Basarabeasca, Cahul, Leova, Ștefan Vodă, Ungheni, Cimișlia, precum și UTA Găgăuzia (Comrat, Ceadîr Lunga, Vulcănești), care sunt gata să tranzacționeze certificate de valoare (vouchere) pentru următorul lot:

LOT UNIC: Rechizite școlare - 1900 certificate valorice (vouchere) cu o valoare nominală de 25,1 Euro/ voucher.

Valoarea nominală în lei moldovenești depinde de cursul de schimb și va fi stabilită la momentul negocierilor cu entitatea/entitățile câștigătoare.

Scopul Termenilor de Referință

Achiziționarea certificatelor valorice (vouchere) care pot fi schimbate pe rechizite școlare destinate familiilor de refugiați din Ucraina și familiilor locale stabilite în municipiul Bălți, raioanele Basarabeasca, Cahul, Leova, Ștefan Vodă, Ungheni, Cimișlia, precum și UTA Găgăuzia (Comrat, Ceadîr Lunga, Vulcănești).

Solicităm oferte de la companii pentru procedura de achiziție prin licitație deschisă de vouchere care pot fi schimbate pe rechizite școlare în unitățile comerciale din municipiul Bălți, raioanele Basarabeasca, Cahul, Leova, Ștefan Vodă, Ungheni, Cimișlia, precum și UTA Găgăuzia (Comrat, Ceadîr Lunga, Vulcănești).

Cerințe

• Prețul voucherilor trebuie să corespundă valorii nominale a acestora; 
• Cheltuielile legate de emiterea acestora vor fi suportate de către ofertant (vânzător);
• Ofertantul (vânzătorul) trebuie să demonstreze capacitatea de a asigura că voucherile vor fi utilizate pentru achiziționarea exclusivă de rechizite școlare;
• Ofertantul se va asigura că se aplică următoarele interdicții: 
• schimbarea voucherului pe bani, inclusiv în cazul returnării produselor achiziționate (dacă acest lucru (returnarea) este prevăzut de lege);
• achiziționarea de băuturi alcoolice, vin, țigări/ țigarete și produse din tutun, inclusiv țigări electronice, parfumuri sau postere de parfum, produse pirotehnice și explozive, bilete de loterie etc.
• Ofertantul va aplica următoarele drepturi: 
• acceptarea returnării produselor (conform reglementărilor în vigoare) și înlocuirea acestora cu produse de aceeași valoare; 
• procurarea de produse cu un preț mai mare decât valoarea nominală indicată în voucher, doar cu achitarea din buzunar, de către cumpărător (beneficiar), a diferenței de preț;
• Voucherul trebuie să aibă un număr de serie sau un cod QR etc., pe baza căruia să fie posibilă prezentarea unui raport privind utilizarea voucherului de către beneficiar;
• Voucherul poate fi utilizat în unitățile comerciale amplasate în municipiul Bălți, raioanele Basarabeasca, Cahul, Leova, Ștefan Vodă, Ungheni, Cimișlia, precum și în UTA Găgăuzia (Comrat, Ceadîr Lunga, Vulcănești);
• Voucherul poate fi restituit în caz de deteriorare;
• Voucherul va avea un termen de valabilitate care nu va depăși 31.12.2023;
• Materialul voucherului, dimensiunile, culorile, logo-urile care vor fi amplasate pe acesta - vor fi negociate înainte de încheierea contractului;
• Disponibilitatea de a emite voucherele în 5 zile lucrătoare de la data transferului.

Modalitatea de achitare a voucherului

• Plata în avans (înainte de utilizarea voucherilor) a 80% din valoarea totală a contractului;
• Diferența de plată se plătește după un raport lunar privind utilizarea voucherelor; 
• Voucherele nerevendicate/neutilizate nu se plătesc (în caz de furt, pierdere etc.);

Toate aspectele legate de metoda de monitorizare și de raportare, vor fi discutate înainte de încheierea contractului.

Dosarul solicitantului trebuie să conțină următoarele informații:

• Date despre companie: nume, adresă legală, număr de telefon de contact, e-mail, date bancare;
• Certificatul de înregistrare a societății;
• Extras din Registrul de stat al societăților și organizațiilor în care este menționat administratorul;
• Declarație privind conflictul de interese (dacă există un conflict, această declarație va fi scrisă în formă liberă);
• Autorizația de import, precum și alte autorizații necesare;
• Dovada prezenței unităților comerciale în municipiul Bălți și în raioanele Basarabeasca, Cahul, Leova, Ștefan Vodă, Ungheni, Cimișlia, precum și în UTA Găgăuzia (Comrat, Ceadîr Lunga, Vulcănești);
• O scurtă descriere a capacității tehnice de gestionare a voucherilor și a capacității de a raporta utilizarea lunară a acestora de către beneficiari;
• dovada respectării cerințelor indicate în capitolul B din prezentul Caiet de sarcini;

- Prețul unitar (în lei moldovenești, inclusiv TVA) pentru listele prestabilite de rechizite școlare (Anexa 1); 

- Valabilitatea ofertei - minim 30 de zile;